Data da publicação: 23/05/2017 publicado por Vanessa Oliveira Lira

7 Dicas para conduzir uma reunião remota que seja de de fato uma reunião

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Parece até bobo falar coisas tão obvias, mas resolvi escrever esse artigo sobre reunião remota justamente porque não foram poucas as vezes em que me deparei com pessoas que não tem o mínimo de noção para conduzi-las.

Boas horas de trabalho são perdidas diariamente em reuniões sejam elas presenciais ou remotas e quanto mais alto a hierarquia do cargo mais reuniões na agenda se tem, a pratica da reunião remota hoje em dia é muito comum e tende a ser cada vez mais pois pouca muito tempo um recurso já escasso.

Vários nomes pra dizer a mesma coisa, reunião remota, conferência, call, chame como quiser mas seguindo essas dicas será muito mais proveitoso o tempo investido.

1. Relevância

Primeiramente não trate uma reunião remota com menos importância ela é sim uma reunião como qualquer outra.

2. Prepare-se

Levante-se tome um café, pegue um copo d'água, lave o rosto, vá ao banheiro, sorria, tenha tudo em mãos e vamos começar (a leitura e a reunião)

3. Pesquise sobre a pessoa ou pessoas que irão participar.

Parece algo simples mas muitas pessoas começam uma reunião sem saber nada da outra parte, seja você um funcionário fazendo reunião com um superior ou vice versa faça uma pesquisa mesmo que breve sobre quem irá estar na reunião hoje em dia uma rápida visita ao LinkedIn da pessoas já ajuda bastante.

4. Ligue a câmera.

É impressionante o número de pessoas que solicitam reunião comigo e não tem a delicadeza de ligar a câmera, afinal se é apenas pra ouvir melhor apenas falar ao telefone, se é uma reunião se prepare como tal, você não faz reunião escondido na sala ao lado porque não ligar a câmera? Não ter uma boa conexão de internet é uma desculpa ridícula afinal internet é uma ferramenta de trabalho, já fiz reuniões de 1h pelo 4G do meu celular com vídeo em ótima qualidade.

Tenho muita má vontade quando não ligam a câmera, e já ouvi desculpas absurdas, tenho clientes no interior que de fato tem péssimas conexões de internet mas os que não ligam as câmeras estão em áreas que tem internet fibra a disposição.

5. Inicie de forma descontraída

Caso seja você que tenha solicitado a reunião, comece sendo simpático, independente do motivo da reunião seja simpático, demonstre real interesse pela pessoa do outro lado afinal já não se tem o aperto de mão o olho no olho sincero seja una pessoa simpática e tenha empatia.

6. Começo, meio e fim

Meu sócio sempre bate nessa tecla, antes de iniciar uma reunião tenha em mente o começo, meio e fim, uma narrativa, una história bem contada e sincera que tenha coerência e que você tenha o roteiro seja em sua cabeça, no seu tablet ou em um papel, não importa mas seja coeso, não enrole, deixe um tempinho pra dúvidas, afinal ninguém tem tempo a perder, nem você, lembre-se de estimar um tempo, algumas pessoas reservam apenas 30 min pra uma reunião, cuidado pra não ter que acabar a reunião no meio.

7. Saiba o que você quer da reunião

Antes de iniciar sabia o que você quer dela, tenha em mente o que será um resultado ótimo, razoável ou ruim, assim ao término você saberá se o resultado foi ou não favorável.

São dicas bem simples, algumas funcionam pra qualquer tipo de reunião, mas essa conclusão é deveras importante, afinal quando sabemos o que queremos facilita, e é bom ter alternativas pra diferentes resultados pra que a reunião não seja um tempo perdido pra nenhuma das partes de forma alguma, afinal time is money.
Dicas 
Vanessa Oliveira Lira

Vanessa Oliveira Lira

Empresária | Empreendedora | Sócia e Co-fundadora Si14 | Diretora de Vendas e Marketing na Si14