Como diminuir custos fixos e manter o equilíbrio

Um dos principais indicadores da saúde financeira de uma empresa se refere aos custos fixos. Vamos entender aqui que Custos Fixos são as despesas que menos variam nos balanços financeiros, como os alugueis e salários, certo?. Sendo assim, ter em mente quanto a empresa gasta com os custos fixos é uma necessidade básica que qualquer gestor deve ter e neste ponto, é muito complexo ter estes números na ponta da língua sem um bom sistema de gestão.

São duas perguntas corriqueiras, que devesse fazer periodicamente: quanto estas despesas impactam no faturamento da minha empresa ou o quanto % ela representa perante a minha empresa e até que ponto é possível enxuga-las?
É preciso diminuir os custos fixos, sempre rever! mas cuidado:
A busca incessante para abaixar custos pode levar a sua empresa à ruína.

Despesas baixas:

O primeiro passo é analisar onde estão todos os valores gastos e que sofrem pouca ou nenhuma alteração de preço. Aluguel, salários, materiais, limpeza, entre outros, fazem parte dos custos fixos e para isso o gerente administrativo pode contar sistema de gestão para facilitar o trabalho pois sistemas assim integram todos os dados da empresa e aponta onde estão os custos fixos, com isso você poderá analisar e ter insights de como baixa-lo. Por exemplo, imagine que você perceba que está sendo gasto muito em material de escritório e para isso possa criar a norma que relatórios sejam gerados em tela, arquivo e posteriormente enviados por e-mail.

Essa análise é primordial e deve ser feita pelos gerentes administrativos e gestores no mínimo semanalmente e no máximo mensalmente, pois ela quem mostrará quanto em % do faturamento está comprometido com os gastos fixos. Isso não significa que, de forma exagerada, você tenha que reduzir custos grosseiramente e deixar sua empresa uma bagunça apenas para diminuir os custos fixos; mas, olhar os indicadores, analisar e reduzir o que não é necessário, aumentando assim a eficiência da empresa é uma boa prática de gestão e o sistema de gestão da Si14 é um poderoso aliado nesta análise.

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Tome cuidado: erradicar custos fixos demasiadamente, pode ser prejudicial.

O que venho tentando explicar, é que um custo fixo alto normalmente pode indicar que os processos internos de sua empresa poderão ser revistos e melhorados, coisa que aliás deve ser analisado periodicamente. Então, antes de se desesperar e sair demitindo pessoas ou reduzir os custos com copinhos ou materiais de limpeza pense que reduzir custos de forma irracional pode gerar tantos problemas quanto não analisar esses números de forma periódica.

É preciso equilíbrio:

Saiba que seu custo fixo será de acordo com a sua colocação de mercado. Por exemplo, na indústria é razoável um gasto de até 20% do faturamento – menos que 10% significa ineficiência e possível falta de investimento. Num comércio simples, com estrutura própria, 10% é o teto máximo que você pode verificar, mas abaixo dos 5% significa que alguma coisa está faltando. Claro, estes números são simples referências e você deve estipular os seus de acordo com seu mercado.

Os custos fixos são elementos que fazem parte da rotina das empresas e devem ser vistos como processos de meio, e não de começo (compra) ou fim (venda). Novamente entra o papel de um sistema de gestão para os gestores analisarem onde está faltando algo e em qual local está sendo despendido muito dinheiro.

Como achar o equilíbrio?

Utilize o sistema de gestão, como sistema ERP, para analisar quanto está sendo seu faturamento num período determinado por você – seis meses, por exemplo – e divida pelos custos fixos, para extrair o porcentual.

**% Custo Fixo = (Custos Fixos do Período/ Faturamento do Período)*100**

Veja abaixo que no Dashboard do Sistema de Gestão da Si14 é possível acompanhar este número facilmente o exemplo de 5.51%:

Perceba que quanto mais as despesas avançarem sobre as entradas, mais você necessitará economizar. E, caso seu faturamento cresça, o segredo é manter os custos fixos da mesma forma, no mesmo percentual, sem redução, sempre reinvestindo o valor na própria empresa nos diversos setores possíveis e isso mostrando que está no caminho certo do crescimento.

Assim, das duas formas, a saúde financeira da sua empresa está garantida.

Até a próxima!