Visão geral do processo de compras
- O processo de compras dentro da empresa nasce a partir da necessidade de compra de algum determinado produto.
- Diante disso este produto é analisado pelo supervisor se realmente vai ser aprovado ou não a compra de determinado produto.
- Caso a compra for aprovada, temos as opções:
- Fazer a cotação com determinado fornecedor e a cotação com mais pontos enviar para pedido de compra
- Gerar o pedido de compra diretamente caso já souber qual fornecedor irá comprar
Podemos ver aqui uma visão do processo de compras
Sendo que o processo pode começar a partir das movimentações de estoque ou a partir da digitação de uma necessidade de compra até o processo que devemos pagar a compra que estamos efetuando
Por dentro do sistema
Veremos as telas que são operadas pelas compras passo a passo e como utilizá-las desde a solicitação de compra até o pedido de compra propriamente dito.
Visão geral de como abrir a solicitação de Compra
Para chegar na tela de pessoas os passos são:
Na tela inicial buscar no menu: Compra
Clicar no resultado ‘Solicitação de Compra’ para aparecer a listagem de solicitação de compra
Solicitação de Compras
O primeiro passo é abrir a tela de solicitação de compras através do menu e clicar no botão novo da tela de listagem
Solicitação de compra – Novo
Solicitação de Compras
Esta é a tela de solicitações de compra, onde podemos visualizar os últimos valores pagos pelo produto, a quantidade que devemos solicitar, e até a Data limite da necessidade de compra do produto.
É a partir daqui que o fluxo começa para o usuário, onde ele irá encaminhar um ou mais produtos para as fases seguintes da compra
Tela para nova solicitação de compra
Solicitação de Compras - Incluindo
Para adicionar um produto é necessário clicar na lupa conforme destaca na imagem e preencher a quantidade solicitada
Para adicionar diversos produtos basta ir clicando com a seta pra baixo do teclado
Após ter adicionado os produtos clique em salvar.
Incluindo produtos na solicitação de compra
Solicitação de Compras - Listagem
Aqui na listagem das solicitações, podemos trabalhar por produto único ou por solicitação agrupada
Cada solicitação pode estar em cada fase do sistema, e podemos ver tudo através da tela de legendas.
Solicitação de Compras: STATUS
Cada status (legenda) significa em que fase do processo da compra a solicitação está.
Sendo que o estágio inicial é “Em Digitação” e o final “Finalizada”
Internamente é salvo todas as datas das mudanças de estágio para que possamos tirar relatórios disso.
Solicitação de compra – status
Segue o significado de cada botão e qual ação pode ser tomada a partir do clique dele
Enviar para PC: Enviar para pedido de compra, quando a compra é liberada pelo gerente e caso já tiver um fornecedor preenchido, é possível já enviar para pedido de compra.
Enviar para liberação: Após o solicitação de compra ter sido digitada, o usuário irá enviar para o gerente liberar ou não a solicitação para compra.
Liberar: Botão de acesso para gerentes, aprova a solicitação para um processo de compra, dai em diante o usuário poderá cotar com os fornecedores e gerar o pedido de compra
Histórico de Entradas: Visualiza compras já realizadas desse produto por todos fornecedores
Negar Solicitação: Botão de acesso para gerentes, nega a solicitação e aborta o processo de compra deste produto.
Gerar Cotação: Quando a compra é liberada, pode ser enviada para um ou mais fornecedores fazer as cotações
Aprovar Cotações: Com auxilio da inteligência do sistema, é possível aprovar a cotação considerando não apenas a que tem o menor preço.
Lembrando que nem todos os botões serão visíveis para todos os usuários, esses botões serão exibidos conforme as permissões por usuário por fase que eles irão operar no sistema.
Solicitação de compras - Gerar cotação
O processo de gerar cotação permite o usuário selecionar quais fornecedores irão informar as cotações.
Por padrão o sistema busca os fornecedores já utilizados por estes produtos
Também é necessário informar a data limite para preenchimento da cotação
Solicitação de Compra – Gerar cotação
Solicitação de compras - Cotações
Ao abrir a tela de cotações é possível visualizar as cotações de um produto e os status que estão
Solicitação de compras – Cotações
Solicitação de compras - Legenda Cotações
Também é possível analisar os status da cotação considerando a data que era para ser preenchida, sendo que os dias de atenção são configurados por parâmetros no sistema
Solicitação de compras – Legenda Cotações
Solicitação de compras - Preenchimento Cotações
Na tela de cotações pode ser preenchidas filtrando por diversos parâmetros pensando na comunicação do usuário com o fornecedor.
Solicitação de compras – Preenchimento Cotações
Por isso que durante o preenchimento da cotação é possível filtrar pelos itens:
Solicitação de compra: caso queira analisar uma solicitação de compra especificamente
Data limite da necessidade: caso itens estejam expirando o sistema irá exibir a partir das datas de filtro
Data limite da cotação: caso a cotação esteja expirando, é possível filtrar pela data
Cod. Fornecedor: É possível filtrar por um fornecedor especifico, será um dos filtros mais utilizados pois durante a comunicação com o fornecedor por telefone por exemplo é possível cotar diversos itens de uma vez.
Cod. Produto: É possível visualizar todas as cotações por um produto específico, sem necessariamente relacionar com uma solicitação de compra
Solicitação de compras - Aprovar cotação
A partir de fatores como data de entrega prevista, valor, frete, qualidade, histórico do fornecedor o sistema sugere um item a ser gerado o pedido de compra. Porém o operador pode marcar outro item e clicando em salvar gerar o pedido de compra e definindo a cotação vencedora. O que irá alterar o status de todas as cotações.
Solicitação de compras – Aprovar cotação
Pedido de Compra
Os pedidos de compra já são o ultimo estágio da compra, a partir daqui é só aguardar a entrada de produtos e pagamentos. A partir do pedido de compra gerado, é possível acompanhar até as quantidades a receber previstas dos produtos.
Pedido de Compra
Pedido de Compra - Legenda
Da para acompanhar o status da entrega prevista, se está atrasada ou não tudo isso para permitir que a empresa se organize melhor sobre a previsão de recebimento dos produtos.
Pedido de Compra – Legenda
Pedido de Compra - Vendas
O impacto chega até a tela de vendas, onde o vendedor sabendo que não tem o item em estoque sabe quando tem previsão de chegada.
Pedido de Compra – Vendas
Pedido de Compra - Entrada
Chegando na etapa final a tela de entrada, é possível importar o XML e relacionar o pedido de compra, ou a partir do pedido de compra gerar a entrada conferindo apenas as quantidades.
Pedido de compra – Entrada
Importante: O ideal é que tenham pessoas responsáveis pelas solicitações e pelas compras façam com máximo de atenção.
Obrigada por ler até aqui, nossa equipe se empenhou para esclarecer bem, esperamos que tenha entendido tudo.
Caso haja qualquer dúvida contate a Si14 e teremos prazer em atender:
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